Hantering av personuppgifter under rekrytering

Det är viktigt för oss på Victoriahem att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi arbetar systematiskt med att säkerställa att dina personuppgifter är skyddade och att behandlingen följer rådande dataskyddsregler.

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en enskild person. Exempel på detta kan vara namn, kontaktuppgifter och arbetslivserfarenhet.

Denna integritetspolicy förklarar för dig som är arbetssökande hos Victoriahem, hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. Vi beskriver även syftet med behandlingen och vilka rättigheter du har.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Victoriahem med dotterbolag är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

Hur samlar vi in dina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter från din ansökan. Vi inhämtar också information under rekryteringsprocessen vid intervjuer, referenstagning, bakgrundskontroll, personlighets- och färdighetstester samt yrkesrelaterade sociala medier såsom Linkedin.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi behandlar personuppgifter såsom namn, telefonnummer, e-post, uppgifter i ansökningsbrev, utbildning, arbetslivserfarenhet, övrig meriterande erfarenhet, språkkunskaper, kön, födelsedatum, foto, nuvarande arbetsgivare, löneanspråk och tjänstgöringsintyg.

Vad händer när du går vidare i rekryteringsprocessen?

Vi tar anteckningar i samband med intervjuer och i dialogen med rekryteringsbyråer och företag som genomför tester. Innan du kan bli aktuell för en anställning hos Victoriahem kommer vi att göra en bakgrundskontroll på dig. Vi verifierar då att den information som du lämnat under rekryteringsprocessen stämmer samt att du är lämplig för tjänsten genom att kontakta:

• Polisens belastningsregister,
• Kronofogdemyndigheten; om nuvarande eller tidigare betalningsföreläggande, skuldindrivning eller skuldsanering (för att minimera risken för otillbörlig påverkan av kandidaten),
• Transportstyrelsen; om när körkortet togs och om det är/var återkallat, varnat eller belagts med böter (om körkort krävs för tjänsten),
• I vissa fall görs även en kontroll på kandidatens omgivning (för att utesluta att externa personer eller grupper påverkar kandidaten).

Vi spar inga uppgifter från denna kontroll. Du kan meddela oss om du inte vill genomgå denna kontroll, men då kan du dessvärre inte gå vidare i rekryteringsprocessen. Utifrån de resultat vi får fram tar vi ett beslut om du är lämplig för anställning.

Vi kommer under rekryteringsprocessen kontrollera ditt medborgarskap då detta kan påverka din rätt att arbeta i Sverige, där vi som arbetsgivare behöver säkerställa att arbetstillstånd mm finns. För att styrka ditt medborgarskap behöver du visa pass, personbevis från skatteverket eller annan dokumentation som visar att du är svensk medborgare, medborgare i EU/ESS land eller annat medborgarskap.

Vilket stöd har vi för behandlingen?

Vi behandlar dina personuppgifter under rekryteringsprocessen med stöd av intresseavvägning.

Vill du finnas med i vår kandidatdatabas för framtida lediga tjänster, lämnar du ett samtycke för detta i samband med att du skickar in din ansökan.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att utvärdera din lämplighet för den befattning som du söker.

Hur länge lagras dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter som är kopplade till rekryteringsprocessen i två år. CV sparas för framtida rekryteringar så länge du samtycker till detta.

Bakgrundskontroll gallras direkt efter inhämtandet, endast en markering för godkänd eller ej godkänd sparas.

Vem tar del av dina personuppgifter

De som kan komma att ta del av dina personuppgifter är HR-avdelningen och rekryterande personal. Vi delar även dina personuppgifter med rekryteringsbyråer och företag som utför tester. Vi informerar referenter om att du är i en rekryteringsprocess hos oss när vi gör referenstagning.

Personuppgifterna kommer även att delas med system- och driftsleverantörer som behandlar uppgifter för Victoriahems räkning, s.k. personuppgiftsbiträden.

Vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med våra personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt med sekretess.

Cookies

När du använder Teamtailor kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i din enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Teamtailor. Vi använder cookies för att underlätta din användning av Teamtailor samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om din användning av Teamtailor. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Teamtailor. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår Cookie Policy.

Du kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock din upplevelse av Teamtailor försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Teamtailor inte längre finns tillgängliga.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Victoriahem överför i de flesta fall inte personuppgifter utanför EU/EES. I de enstaka fall då personuppgifter behandlas i tredje land, finns adekvata skyddsnivåer på plats.

Vilka rättigheter har du?

Rätt att begära information

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig.

Rätt till rättelse, radering eller begränsning

Du har rätt att begära att personuppgifter vi har om dig som inte stämmer eller är ofullständiga ska rättas. Du har även rätt att få personuppgifterna raderade när behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats.

Du har även rätt att kräva att behandling av dina personuppgifter begränsas, t.ex. om du har synpunkter på att dina uppgifter är felaktiga eller ofullständiga.

Rätt att invända

Du har rätt att invända mot att vi behandlar dina personuppgifter om behandlingen är baserad på intresseavvägning (t.ex. marknadsföring).

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att överföra personuppgifter till en annan part om det finns ett avtal eller ett samtycke som rättslig grund för behandling och under förutsättning att det är tekniskt möjligt.

Rätt att återkalla samtycke

Om personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av ditt samtycke, kan du när som helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen som gjorts innan samtycket återkallades.

Rätt vid automatiska beslut

Du har rätt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, och som kan få rättsliga påföljder. Detta gäller dock inte om behandlingen är nödvändig för ingående eller fullgörande av avtal eller du har gett ditt samtycke. Den gäller inte heller om det är tillåtet enligt en särskild lagstiftning.

Rätt att rikta klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du anser att personuppgiftsbehandlingen strider mot dataskyddsförordningen har du rätt att rikta klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Om du har frågor kopplat till vår personuppgiftsbehandling för dig som anställd, kontakta Victoriahems GDPR-ansvarig på gdpr@victoriahem.se.